Viele Selbständige und Angestellte haben einen Firmenwagen, welcher zur Absolvierung von geschäftlichen Fahrten wie Geschäfts- und Kundentermine oder auch Geschäftsreisen genutzt wird. Oftmals wird dieser Firmenwagen jedoch nicht nur zu betrieblichen sondern auch privaten Zwecken genutzt. Da dies einen geldwerten Vorteil darstellt, fallen für diese privaten Zwecke auch Steuern bzw. Abgaben an.

Das Fahrtenbuch

Um feststellen zu können, wie die private Nutzung des Wagens steuerlich zu behandeln bzw. wie das Verhältnis zwischen privaten und dienstlichen Fahrten ist, sieht das Einkommensteuergesetzt unter anderem eine genaue Protokollierung der dienstlichen und privaten Fahrten mittels eines Fahrtenbuchs vor. Der Gesetzgeber stellt strenge Anforderung an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Nachträgliche Einfügungen oder Änderungen sollen so verhindert werden. Folgende Mindestangaben sind für jede betrieblich veranlasste Fahrt gesondert aufzuzeichnen:

• Datum
• Zeitpunkt Abfahrt
• Zeitpunkt Ankunft
• Reiseweg
• Zweck der Fahrt
• km-Stand bei Abfahrt
• km-Stand bei Ankunft – gefahrene KM

Die Dokumentation von Privatfahrten hingegen ist weniger streng. Um diese festzuhalten, genügt lediglich die Angabe der gefahrenen Kilometer. Für jedes Geschäftsjahr ist ein gesondertes Fahrtenbuch zu führen, welches auch bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (grundsätzlich sieben Jahre) aufzubewahren ist.

Nutzung eines Kfz durch einen selbständigen Unternehmer

Das Verhältnis zwischen privater und dienstlicher Nutzung wirkt sich je nach Ausmaß auf die steuerliche Behandlung des Kfz aus und bestimmt, ob dieses dem Privat- oder Betriebsvermögen des Unternehmers zuzuordnen ist.

1. Überwiegend (>50%) betriebliche Nutzung

Wird das Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt, zählt es zum Betriebsvermögen. Der Anteil der privat genutzt wird, ist nicht bei der Einkommensteuererklärung zu berücksichtigen. Als Beispiel sind 75% der Fahrten beruflich verursacht, können 75% der mit dem KFZ zusammenhängenden Kosten bei der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Hierbei handelt es sich um die laufenden Aufwendungen, wie Treibstoff, Versicherung, Reparaturen, AfA, Parkkosten, Leasingraten etc. All diese Aufwendungen können unter Berücksichtigung der sogenannten Luxustangente steuermindernd angesetzt werden. Diese liegt aktuell noch immer bei einem Betrag in Höhe von € 40.000,00. Die Luxustangente führt dazu, dass Fahrzeuge, die im Anschaffungswert diesen Betrag überschreiten um die von den Anschaffungskosten abhängigen Aufwendungen, wie insbesondere die normale Absetzung für Abnutzung, Leasingaufwendungen aber auch die Zinsaufwendungen für die Fremdfinanzierung des Fahrzeuges und die Ausgaben für die Vollkaskoversicherung, im entsprechenden Ausmaß zu kürzen

2. Überwiegend (>50%) private Nutzung

Sollte die überwiegende Nutzung des KFZ privat sein, zählt es zum Privatvermögen. Die Distanz die beruflich zurückgelegt wird, kann dann auf zwei Arten abgerechnet werden. Pauschal mit dem Satz von 0,42 €/km (Kilometergeld) oder mit den tatsächlich anteiligen Betriebskosten. Der genaue Prozentsatz dieser Betriebsausgaben kann mittels des Fahrtenbuchs festgestellt werden.

Private Nutzung des Firmenwagens durch den Dienstnehmer

Wird der Firmenwagen (Kfz) beruflich und auch privat genutzt, wird dafür in der monatlichen Lohn- und Gehaltsverrechnung ein Sachbezug berücksichtigt.

Nutzung eines privates KFZ für berufliche Zwecke

Wird das private KFZ vom Dienstnehmer für berufliche Zwecke genutzt, kann zur Abgeltung dieser beruflich veranlassten Kosten grundsätzlich ein amtliches Kilometergeld angesetzt werden (für PKW 0,42 €/km). Im Falle von Dienstreisen kann ein Fahrtenbuch zu Feststellung der beruflich veranlassten Kilometer hilfreich sein. Da das Fahrtenbuch ein sehr komplexes Thema darstellt, stehen wir bei weiteren Fragen selbstverständlich gerne zur Verfügung und würden uns über Ihre Kontaktaufnahme freuen.   Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung und würden uns über Ihre Kontaktaufnahme freuen. Ihr HHP-Team