In unserem heutigen Blog-Beitrag wollen wir uns dem Thema der Reisekosten für Dienstreisen in Österreich widmen: Dienstreisen sind ein fester Bestandteil in vielen Unternehmen, jedoch sorgt die Reisekostenabrechnung oftmals für Verwirrung. Aus diesem Grund möchten wir mit dem heutigen Blog-Beitrag die wichtigsten Fragen zur Reisekostenabrechnung beantworten. Wann liegt eine Dienstreise vor? Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers

• seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager usw.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt oder
• so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann (ab 120 km Entfernung).

Welche Arten der Aufwandsentschädigung gibt es? Tagesgelder Tagesgelder, die aufgrund einer Dienstreise gezahlt werden, sind bis max. EUR 26,40 pro Tag steuerfrei. Wenn die Reise weniger als 12 Stunden dauert, wird das Tagesgeld anteilig berechnet: Wenn der Arbeitgeber ein Arbeitsessen bezahlt, dann ist das Tagesgeld um EUR 13,20 zu kürzen. Ab zwei bezahlten Arbeitsessen steht dem Arbeitnehmer kein Taggeld mehr zu. Nächtigungsgelder Das Nächtigungsgeld kann steuerfrei verrechnet werden, wenn tatsächlich am Einsatzort genächtigt wurde. Grundsätzlich muss bis zu einer Entfernung von 120 km vom Wohnort ein Nächtigungsnachweis erbracht werden. Das Nächtigungsgeld beträgt:

• ohne Nachweis der Nächtigungskosten EUR 15,00
• mit Belegnachweis können die Nächtigungskosten inkl. Frühstück vom Arbeitgeber in voller Höhe ersetzt werden

Kilometergelder für die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeugs Pro betrieblich gefahrene Kilometer, mit dem privaten PKW, sind EUR 0,42, jedoch max. EUR 12.600 pro Jahr steuerfrei zu verrechnen. Die Voraussetzung für die steuerfreie Verrechnung ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Wann besteht Anspruch auf Aufwandsentschädigung und wie ist dieser steuerlich zu behandeln? Fall 1: Solange kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird, können Tagesgelder, auf Basis des Verpflegungsaufwandes, steuerfrei gewährt werden. Ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht, wenn nach den ersten 5 Aufenthaltstagen eine durchgehende und regelmäßig wiederkehrende Tätigkeit am gleichen Einsatzort erfolgt oder bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach den ersten 15 Tagen des Aufenthalts (pro Kalenderjahr). Die ab dem 6. bzw. 16. Tag bezahlten Tagesgelder müssen somit versteuert werden. Fall 2: Die Tages- und Nächtigungsgelder (ohne Belegnachweis) in den ersten 6 Monaten (an demselben Ort) sind steuerfrei und ab dem 7. Monat steuerpflichtig. Bei einem Arbeitsortwechsel  (in eine andere politische Gemeinde) sind die Aufwandsentschädigungen in den ersten 6 Monate erneut als nicht-steuerpflichtig zu behandeln. Sonderfall: Wenn der Arbeitgeber, auf Basis einer lohngestaltenden Vorschrift (z.B. gesetzliche Vorschriften, Kollektivverträge, etc.), zur Zahlung von Tagesgeldern verpflichtet ist, sind diese für folgende Tätigkeiten zeitlich unbegrenzt steuerfrei auszubezahlen:

• Außendiensttätigkeiten
• Fahrtätigkeiten
• Baustellen- und Montagetätigkeiten
• Für vorübergehende Tätigkeiten an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde

Für weiterführende Informationen und Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und würden uns über Ihre Kontaktaufnahme freuen. Ihr HHP-Team